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        首页 Excel表格运用培训

        Excel表格运用培训.ppt

        Excel表格运用培训

        简介:本文档为《Excel表格运用培训ppt》,可适用于市场营销领域

        目录一、EXCEL表基础介绍二、常用选择技巧三、常用输入与编辑技巧四、工作表的操作与美化五、数据管理技巧六、公式与函数七、图表制作八、常用设置九、高级应用与自动化EXCEL培训资料一ECXCEL表基础介绍软件简介Excel具有电子表格软件的特点以ldquo表格rdquo方式处理数据在需要计算的位置立即显示结果所见?#27492;?#24471;表格之间可通过公式动态联结具有强大的作图功能可实现ldquo图文并茂rdquo以数据库的管理方式管理表格数据具有排序、检索、筛选、汇总计算等功能数据共享功能可与其他软件?#25442;ァ?#19968;ECXCEL表基础介绍窗口介绍Excel的窗口分为三大部分:控制区:标题栏、菜单栏、常用格式工具栏工作区:名字框、编辑栏、工作表显示区:工作表标签、状态栏、标签显示区一ECXCEL表基础介绍基本概念文件、工作簿、工作表Excel的文件称为工作簿它默认包含个工作表最多个由Sheet到Sheet分别命名。用户可按需求增减工作表工作簿文件的扩展名为xls。单元格工作表中由横竖线交叉组成的矩形方框?#27425;?#21333;元格每个工作表中有行列最多可包含times个单元格。每个单元格?#19978;?#31034;个字符。二常用选择技巧、选择切换工作簿:、选择切换工作表:、选择多个工作表技巧:在同工作表中按CtrlTab键区别AltTab键技巧:选择第一个标签按住Shift键选择最后一个标签在标签中右键选ldquo选定全部工作表rdquo技巧:按CtrlPageUp键前翻按CtrlPageDown键后翻、选择单元格:、区域内快速切换单元格(正序、倒序):、选择整?#23567;?#25972;列:、选择整个工作表:单行单列:单击行号或列标多行多列:与选择单元格一致多个连续单元格:选择左上按Shift键选择右下多个不连续单元格:选择一个区域按Ctrl键选择另外一区域选择非隐藏单元格:点自定义工具栏上的选定可见单元格按钮再选择单行单列:单击左上角行号与列标交叉处的按钮技巧:按CtrlA键技巧:选择一个区域按Tab、ShiftTab按Enter、ShiftEnter二常用选择技巧、选择连续最远单元格(空或?#24378;眨骸?#37325;复最后以此操作:、将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个?#24378;?#30333;单元格:技巧?#26680;?#20987;选择单元格的某边框全选技巧:按住Shift键双击技巧:按F或者CtrlY键技巧:按CtrlShift箭头键二常用选择技巧三常用输入与编辑技巧、撤销与恢复:、填充:、复制与?#31243;?#22635;充方法:按住填充柄拖拽连续填充技巧?#26680;?#20987;填充柄等差数列技巧:输入前两个数选中此两单元格填充等比数列技巧:类?#39057;?#24046;用右键填充然后在跳出选项中选ldquo等比数列rdquo方法:按工具栏上ldquo撤销rdquo、ldquo恢复rdquo的按钮技巧:按CtrlZ撤销按CtrlY恢复技巧:按CtrlC键复制按CtrlV键?#31243;?#25216;巧:直接拖动单元格剪贴按Ctrl键拖动复制?#31243;程?#25968;值技巧:复制后按工具栏ldquo?#31243;?#25968;值rdquo按钮(工具自定义)转置?#31243;?#22797;制后按右键选择性?#31243;?#20013;选中ldquo转置rdquo(复制与?#31243;?#21306;域不?#24066;?#26377;重叠)、同一个单元格中折行(换行输入):、输入ldquordquo和位数较多的数字(如身份证号):、使用下拉列表快速输入:技巧:输完一行后在编辑状态按AltEnter键换行方法:?#35757;?#20803;格设置成ldquo文本rdquo格式技巧:先输入一个ldquorsquordquo符号(英文状态)再输入数字方法:选择单元格区域单击ldquo数据rarr有效性rdquo命令从ldquo数据有效性rdquo对话框中选择ldquo设置rdquo选项卡在ldquo?#24066;韗dquo下拉列表中选择ldquo序列rdquo在ldquo来源rdquo框中输入我?#24039;?#32622;下拉列表所需的数据序列中间用英文状态下的逗号ldquo,rdquo隔开。ldquo来源rdquo中也可以选取本表内的某单元格区域。三常用输入与编辑技巧、快速编辑单元格:、快速输入大量重复特殊符号:技巧:利用箭头键选择要编辑的单元格按下F编辑单元格内容编辑完成后按Enter键确认所做改动或者按ESC键取消改动。技巧:先使用一个字?#22797;?#26367;输入(注意不能是本表中需要用到的)全部输入完毕后通过ldquo编辑替换rdquo命令把此字母全部替换成需要的特殊符号即可。三常用输入与编辑技巧四工作表的操作与美化、表激活、删除、插入、重命名:、标签颜色设置、表移动与复制方法:右键单击工作表标签选择相应的选项。方法:右键单击工作表标签选择ldquo工作表标签颜色rdquo设置颜色。方法:打开有关工作表在需要移动的工作表标签上单击右键选择ldquo移动或复制工作表rdquo在选项框中选择需要移动到的工作薄选中就ldquo建立副本rdquo则是复制否则是移动。技巧:按住Ctrl键拖动工作表标签可快速复制工作表。、隐藏、显示表:、保护、部分保护表、冻结表方法:选择菜单格式?工作表?隐藏取消隐藏。方法:选择菜单工具?保护?保护取消保护工作表。?#24066;?#29992;户编辑部分工作表技巧:选择需要编辑的单元格设置单元格格式在保护选项卡中把锁定选项去掉然后再保护工作表。方法:选择需要冻结行的下一行或右一列或行列相交的单元格选择菜单窗口?冻结取消冻结窗格。技巧:利用工具栏上的ldquo冻结拆分窗口rdquo按钮四工作表的操作与美化、行高列宽设置:、删除、插入行列单元格、隐藏、显示行列方法:鼠标放于行号列标分割线处直接拖拽。技巧?#26680;?#20987;此分割线自动设置合?#24066;?#39640;列宽方法:选择一行列或多行列右键点删除插入。技巧:选择单元格右键选插入删除在选项卡中选行列如果选下移左?#39057;?#21017;是添加删除单元格方法:选择需要操作的行列右键点隐藏取消隐藏。技巧:选择单元格按CtrlCtrl隐藏行列按CtrlShiftCtrlShift取消隐藏行列四工作表的操作与美化、格式、字体、对齐、边框的设置:方法:通过设置单元格格式中的数字格式设置。技巧:通过格式工具栏上的按钮设置主要按钮功能如下四工作表的操作与美化、合并及居中:、自动换?#23567;?#32553;小字体填充、格式刷作用:将数据显示在几个连续的单元格中间。方法:点工具栏中的合并居中按钮作用:把较长的文字分成若干行显示或自动缩小字体以在单元格中全部显示。方法:设置单元格格式?对齐?文本控制?自动换行缩小字体填充作用:格式刷可以利用一些设置好格式的单元格区域快捷的设置出另外一些需要同样设置的区域。方法:选择设置好格式的单元格区域点工具栏上的格式刷工具选择需要设置格式的单元格点击鼠标即可。四工作表的操作与美化、添加超链接:、条件格式、分组及分级显示作用:快速转到链接的地方。方法:选单元格右键?超链接?ldquo本文档中的位置rdquo然后设定需要链接到的位置。作用:让单元格格式按照内容变化用以突出显示某些内容。方法:选单元格点菜单栏-格式?条件格式设定不同条件下显示的格式可以添加设置个条件。作用:把表中行列按一定的组合折叠起?#30784;?#26041;法:选择需要折叠在一起的行列点数据?组及分级显示?组合。组合中可以包含另一个组合。四工作表的操作与美化五数据管理技巧、查找与替换:、排序、筛选与汇总方法:按CtrlF查找、替换消除所有空格技巧:在替换选卡中查找内容为ldquordquo(空格)替换为中内容不要输入直?#24433;?#20840;部替换即可部分替换技巧:选择需要替换的区域再全部替换。排序方法:选数据菜单点排序先选是否有标题行再选关键字与排序方法可使用三个关键字段排序。筛选方法:选中字段名?#20013;?#36873;数据菜单点筛选?自动筛选。技巧:筛选的时候可以自定义筛选条件也可以筛选前大小数据汇总方法:先排序选中全部工作表选数据菜单中的分类汇总注意选择分类和汇总的字段以及汇总方式。、数据分列:、批注数据、数据同乘除(快速改变数据单位)、快速浏览计算结果作用:可把一列数据按一定的规律分成若干?#23567;?#26041;法:把需要分列的列置于最右边选择此列选数据菜单中的分列项按需要设置分列方法。方法:选择单元格右键菜单中点插入删除批注编辑批注内容。技巧:在一个空单元格输入复制选中需要同乘除的单元格右键单击选择性?#31243;?乘除同理可操作加减。方法:选择单元格观看状态栏默认显示求和结果。技巧:右键单击状态栏可以把输出结果改为计数、平均?#26723;取?#20116;数据管理技巧六公式与函数Excel的单元格中可输入公式和函数利用公式和函数对数据进行复杂的计算及输出当链接的数据改变时公式能自动进行重算保证数据的准确性。运算符和运算规则算术运算符:、、*、、、^关系运算符:=、、、=、=、运算规则:先计算括号内的算式先乘除后加减同级运算?#24188;?#33267;右技巧:让公式单元格处于编辑状态可查看链接的源单元格。公式的复制和移动工作表中的公式?#19978;?#26222;通数据一样复制选取含有要复制的公式所在的单元格按复制、?#31243;?#25110;拖?#35837;?#20805;柄即可复制相对引用与绝对引用公式复制时单元格的引用是相对引用即引用的源会随着公式所在单元格的变动而变动若需引用单元格的绝对地址可在地址上加上ldquo$rdquo符号。如E表示为$E$。技巧:可以分为行绝对引用和列绝对引用如$E和E$。技巧:利用F键可快速添加和切换绝对引用的方式。六公式与函数常用函数SUM求和COUNT计数IF条件判断SUMIFCOUNTIF条件求和条件计数VLOOKUP自动匹配函数ROUND四舍五入函数LEFTMIDRIGHT文本截取、连接函数NOWTODAY时间函数VALUE数值函数六公式与函数、SUM函数结构:=SUM(?#38382;问问齢elliphellip)返回?#38382;?#20043;和注意:?#38382;?#22914;为错误值或不能转换数值的文本则会导致错误(#value!)?#38382;?#21487;以是单元格区域但?#38382;?#19981;能超过个。、COUNT函数结构:=COUNT(?#38382;问问齢elliphellip)返回?#38382;?#20013;数字个数之和。(也可状态栏临时计数)六公式与函数、IF函数结构:=IF(条件条件成立时的值不成立时的值)按条件返回其中一个?#38382;?#20540;。(例如公式:IF(AB,AB,A))条件为返回一个ldquoTRUErdquo或ldquoFALSErdquo值的逻辑型数据。IF函数可以嵌?#36164;?#29992;但最多只能嵌套层。、SUMIFCOUNTIF函数结构:=SUMIFCOUNTIF(条件单元格区域ldquo条件rdquo求?#22270;?#25968;单元格区域)返回条件区域中条件成立时求?#22270;?#25968;区域的和个数。技巧:条件?#38382;?#21487;以有运算符。求?#22270;?#25968;单元格区域可以省略省略则计算条件单元格区域。六公式与函数、VLOOKUP函数结构:=VLOOKUP(查找的数值查找的区域输出区域中的指定列ldquoFALSErdquo)返回在查找区域中查?#19994;?#25351;定数值时对应行的指定列的数值如果没有查?#19994;?#21017;返回错误值#NA。(应用:利用此函数快速对账但注意仅匹配到查找区域中第一个能匹配的数值)、ROUND函数结构:=ROUND(数值四舍五入到的小数位数)返回四舍五入后的数值。技巧:ldquoFALSErdquo?#38382;?#22266;定可以用ldquordquo来代替。技巧:第二个?#38382;?#21487;以是或者负数。代表四舍五入到整数负数代表在小数点左侧四舍五入。六公式与函数、LEFTRIGHTMID函数结构:=LEFTRIGHT(文本提取的字符个数)返回从指定文本中左边或右边截取指定个数的字符文本。结构:=MID(文本开始截取的位数截取的个数)返回从文本中间位置截取的一段文本。、连接符结构:=(?#38382;ú问?#36820;回两个?#38382;?#36830;接后组成的新文本。六公式与函数、NOWTODAY函数结构:=NOWTODAY()注意:函数不需要?#38382;齆OW返回现在时点含日期TODAY返回今天日期返回结果是动态时间在表更新或重算时函数值自动更新。、VALUE函数结构:=VALUE(以文本格式储存的数值)返回以数值方式储存的数值。六公式与函数七图表制作图表分为图表区、图形区、图例、图表标题、分类X轴、数值Y轴、坐标轴刻?#21462;?#32593;格线、数据标记、数据表等图表制作方法:、在图表向导中选择图表类型、选择数据?#30784;?#22312;ldquo图表选项rdquo对话框中可进行图表的标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表的设置技巧:增加月份数据时在绘图区单击右键选源数据。在源数据编辑框中直?#26377;?#25913;数据区域即可。七图表制作八常用设置、定制菜单:首先单击ldquo工具rarr自定义rdquo命令打开其中的ldquo命令rdquo选项卡()在左侧的ldquo类别rdquo窗口中选择欲增删的菜单类别。如果是增加菜单命令你只需在右侧的ldquo命令rdquo格内进行选择将其?#29616;?#23545;应的菜单项菜单自动打开并出现一黑线后将其插入黑线指示的位置在空白处单击鼠标左键即可。如果?#24039;?#38500;菜单命令只须打开菜单选中需要删除的命令按下鼠标左键将它?#29616;?#22270;中的ldquo命令rdquo格中即可。、自定义工具按钮:单击ldquo工具rarr自定义rdquo命令打开ldquo自定义rdquo对话框使Excel处于自定义模式这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标弹出快捷菜单利用这个快捷莱单我们可以完成好多自定义工作。使用ldquo命名rdquo改变工具按钮的名称使用ldquo复制按钮图像rdquo可以将按钮的图标复制到剪贴板中然后插入到文本或表格?#23567;?#25110;者?#31243;?#21040;另一个按钮上使用ldquo编辑按钮图像rdquo来调用按钮编辑器。、打印设置:单击ldquo文件rarr页面设置rdquo命令可以打开页面设置选项卡进行打印页面的?#38382;?#35774;置。单击ldquo打印预览rarr页边距rdquo可以进行打印页边距可视化操作。选择单元格区域单击ldquo文件rarr打印区域rarr设置打印区域rdquo可以只打印所选区域。、常规选项与?#36393;?#35774;置:单击ldquo工具rarr选项rdquo命令常规设置选项卡对表进行常规设置。八常用设置九高级应用及自动化、推荐学习的非常用函数:日期函数:DATEDAYMONTHYEAR时间函数:HOURMINUTESECOND文本长度函数:LEN取余取整函数:MODINT偏移函数:OFFSET取行号列表函数:ROWCOLUMN查找函数:SEARCHFIND查错函数:ISERROR求引用函数:INDIRECT数组函数:SUMSUMPRODUCT、推荐学习的非常用操作:自定义名称监视窗口画图表趋势线数据透视表手动重算竖排文本、神奇的F:Excel中有一个快捷键的作用极其突出那就是F键。作为ldquo重复rdquo键F键可以重复前一次操作在很多情况下起作用比如在工作表内加入或删除一行然后移动插入点并按下F键以加入或删除另一行根本不需要使用菜单。九高级应用及自动化工作中应当养成的好习惯同一对象请使用同一名称而不要使用简?#30784;?#21035;称以便使用函数查找引用。在要使用公式的单元格尽量不使用合并单元格功能(可使用跨列对齐来居中)以便填充公式、排序、筛选。在要进行乘除等运算时要养成在公式的最外层使用round函数的习惯以免出现四舍五入的误差。在计算结果可能出现#DIV!、#VALUE!、#NA等错误而其它单元格?#20013;瓚源?#21333;元格进行运算时要养成使用if和ISERROR函数消除错误值的习惯。当工作表要提交他人(多人)填写时养成保护工作表、锁定单元格以及对特定单元格设定数据有效性的习惯以避免他人的错误操作影响报表的汇总。养成使用状态栏进行临时性的求和、计数、求平均值的习惯。在工作表或工作簿中移动和滚动的按键?#30784; ?#19979;完   成箭头键向上、下、左或右移动单元格CTRL箭头键移动到当前数据区域的边缘CTRLHOME移动到工作表?#30446;?#22836;CTRLEND移动到工作表的最后一个单元格(右下角)ALTPAGEDOWN向右移动一屏ALTPAGEUP向左移动一屏CTRLPAGEDOWN移动到工作簿中下一个工作表CTRLPAGEUP移动到工作簿中前一个工作表CTRLF或CTRLTAB移动到下一工作簿或窗口CTRLSHIFTF或移动到前一工作簿或窗口CTRLSHIFTTABF显示ldquo定位rdquo对话框SHIFTF或CTRLF显示ldquo查找rdquo对话框SHIFTF重复上一次ldquo查找rdquo操作(等同于ldquo查找下一个rdquo)TAB在保护工作表中的非锁定单元格之间移动快捷键应用课后练习用于输入数据的按键请按如果要ALTENTER在单元格中折行CTRLENTER用当前输入项填充选定的单元格区域TAB完成单元格输入并在选定区域中右移CTRLDELETE删除插入点到?#24515;?#30340;文本F或CTRLY重复最后一次操作F(SHIFTF)编辑单元格(编辑单元格批注)CTRLD(CTRLR)向下填充(向右填充)CTRLF(F)定义名称(将定义的名称?#31243;?#21040;公式中)CTRLSHIFTENTER以数组公式?#38382;?#36755;入公式CTRLA在公式中键入函数名后显示公式选项板CTRLK插入超级链接SHIFTF将函数?#31243;?#21040;公式中F(CTRLALTF)计算所有打开(活动)工作簿中的所有工作表SHIFTF计算活动工作表ALT=(等号)插入ldquo自动求和rdquo公式CTRLSHIFTldquo(双引号)将上方单元格中数值复制到当前单元格CTRL`(左单引号)在显示单元格值和显示单元格公式间转换CTRLlsquo(撇号)将上方单元格中公式复制到当前单元格ALT下箭头键显示ldquo记忆式键入rdquo列表选择单元格、列或行的按键()按下完成CTRLSHIFT*(星号)选定当前单元格周围的区域SHIFT箭头键将选定区域扩展一个单元格宽度CTRLSHIFT箭头键将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个?#24378;?#30333;单元格SHIFTHOME将选定区域扩展到行首CTRLSHIFTHOME将选定区域扩展到工作表?#30446;?#22987;CTRLSHIFTEND将选定区域扩展到表的最后一个使用单元格CTRLSPACEBAR选定整列SHIFTSPACEBAR选定整行CTRLA选定整个工作表SHIFTBACKSPACE如果已经选定了多个单元格则只选定其中的活动单元格SHIFTPAGEDOWN将选定区域向下扩展一屏SHIFTPAGEUP将选定区域向上扩展一屏CTRLSHIFTSPACEBAR在选定了一个对象的情况下选定工作表上的所有对象CTRL在隐藏对象,显示对象与对象占位符之间切换CTRL显示或隐藏ldquo常用rdquo工具栏F使用箭头键启动扩展选中区域的功能选择单元格、列或行的按键()按下完成END打开或关闭END模式END,SHIFTHOME将选定区域扩展到工作表上包含数据的最后一个单元格(右下角)END,SHIFTENTER将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格CTRL选中当前数组此数组是活动单元格所属的数组CTRLSHIFTO(字母O)选定所有带批注的单元格CTRL选择行中不与该行内活动单元格的值相匹配的单元格必须选择起?#21152;?#27963;动单元格的行CTRLSHIFT|选中列中不与该列内活动单元格的值相匹配的单元格必须选择起?#21152;?#27963;动单元格的列CTRL(左方括号)选定当前选定区域中公式的直?#21491;?#29992;单元格CTRLSHIFT{(左大括号)选定当前选定区域中公式直接或间?#21491;?#29992;的所有单元格CTRL(右方括号)只选定直?#21491;?#29992;当前单元格公式所在的单元格CTRLSHIFT}(右大括号)选定所有带有公式的单元格这些公式直接或间?#21491;?#29992;当前单元格ALT(分号)只选定当前选定区域中?#30446;?#35270;单元格分级显示数据的按键请按如果要ALTSHIFT右箭头键对行或列分组ALTSHIFT左箭头键取消行或列分组CTRL显示或隐藏分级显示符号CTRL隐藏选定行CTRLSHIFT((左括号)取消隐藏选定行CTRL(零)隐藏选定列CTRLSHIFT)(右括号)取消隐藏选定列窗口、对话框和编辑框中的按键在窗口中按下完成ALTTAB切换到下一个程序ALTSHIFTTAB切换到上一个程序CTRLESC显示Windowsldquo开始rdquo菜单CTRLW或CTRLF关闭活动工作簿窗口CTRLF恢复活动工作簿窗口的大小F移动到已拆分工作簿的下一窗格SHIFTF移动到已拆分工作簿的上一窗格CTRLF切换到下一个工作簿窗口CTRLSHIFTF切换到上一个工作簿窗口CTRLF执行ldquo移动rdquo命令(菜单栏中的工作簿图标菜单)或使用箭头键移动窗口CTRLF执行ldquo大小rdquo命令(菜单栏中的工作簿图标菜单)或使用箭头键调整窗口的大小CTRLF将工作簿窗口最小化为图标CTRLF最大化或恢复工作簿窗口PRTSCR将屏幕图像复制到剪贴板中ALTPRINTSCREEN将活动窗口的图像复制到剪贴板中谢谢

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